IPMA Global PM Days, 29th and 30th of May 2021
Vortragstitel: The right thing at the right time! Insights into my project management toolbox

bwinfrench

Das Richtige zur richtigen Zeit tun
8 Tipps, um Vielseitigkeit in Projekten zu fördern

Ein Projekt erfolgreich zu führen und es zu einem positiven Abschluss zu bringen bedeutet, unzählige Einflussfaktoren zu kennen, zu antizipieren und sie in Relation zum gewünschten Ziel zu setzen.
Eine zentrale Kompetenz, die dabei hilft, Projekte erfolgreich zu managen, ist Vielseitigkeit.
Dabei ist es von Vorteil, dass nicht nur die Projektleitung vielseitig denken und agieren kann, sondern auch das Projektteam. So kommt dem Projektmanagement auch die Aufgabe zu, diese Kompetenz im Team begreifbar zu machen und zu etablieren.

Definition Vielseitigkeit

Was genau wird unter diesem Begriff verstanden? Vielseitigkeit ist „die Fähigkeit, verschiedene Techniken und Denkweisen für die Definition, Analyse, Priorisierung, die Suche nach Alternativen, für den Umgang mit oder die Lösung von Herausforderungen und Problemen anzuwenden. Das erfordert häufig originelles und einfallsreiches Denken und Handeln und regt die Kreativität von Einzelnen und die kollektive Kreativität des Teams an. Vielseitigkeit ist nützlich, wenn Risiken, Chancen, Probleme und Schwierigkeiten auftreten.“¹
Die International Project Management Association (IPMA) führt Vielseitigkeit in ihren Standards als eine von insgesamt 29 Kompetenzelementen des Projektmanagements. Sie gehört zu den sogenannten persönlichen und sozialen Kompetenzelementen („People“).
Vielseitigkeit ist kein angeborenes Talent, sondern das Ergebnis von Austausch, Erfahrung und Methodenkenntnis. Auch aus diesem Grund wird Projektmanagern die Aufgabe zuteil, dem Team die eigenen Erfahrungen zu vermitteln und die Vielseitigkeits-Kompetenz zu steigern.

Ich will im Folgenden einige Möglichkeiten vorstellen, um Vielseitigkeit bei der Arbeit in Projekten und mit Projektteams anzuwenden, zu fördern und zu etablieren. Diese Tools sind leicht in die eigene Arbeit integrierbar und können dabei helfen, das Richtige zur richtigen Zeit zu tun.

Ich habe 8 Elemente ausgewählt, die Vielseitigkeit sehr gut abdecken:

1 Der Schlüsselbund
Gestalte eine offene, vertrauenswürdige Umgebung

Projektteams sind oft sehr heterogene Gruppen. Die Teammitglieder kennen sich beim Projektstart nicht oder nur wenig, oder kommen mit vorgefassten Meinungen in die Gruppe. Ein erfolgreiches Teambuilding entscheidet in derartigen Situationen schon oft über Erfolg oder Misserfolg eines Projekts.
Hier kann ein spielerischer Opener hilfreich sein. Sehr gut geeignet ist meines Erachtens das „Schlüsselbund-Spiel“: Jedes Teammitglied zeigt seinen Schlüsselbund und erklärt der Gruppe, welchem Zweck die einzelnen Schlüssel dienen. So erzählen alle etwas über sich und die Gruppe lernt sich besser kennen. Denn je mehr man von- und übereinander weiß, desto größer ist das Vertrauen und der Zusammenhalt innerhalb des Teams.
Das Spiel eignet sich sowohl für Gruppen, die einander zum ersten Mal treffen als auch für Teams, die bereits zusammengearbeitet haben.

2 Der Bilderrahmen
Vermittle das „Big Picture“

Um ein Projektziel zu erreichen, ist es unabdingbar, dass das Team ein gemeinsames Verständnis für dieses Ziel entwickelt: das Big Picture. Hat ein Team dieses erfasst und verstanden, wird es gemeinsam an einem Strang ziehen, um es zu einem positiven Abschluss zu bringen.
Dem Managen von Komplexität kommt dabei eine gewichtige Rolle zu. Je nach Situation reduzieren oder erweitern Projektmanager die Komplexität eines Themas, um das Big Picture für alle greifbar zu machen.
Projektmanager reduzieren Komplexität, indem sie Themen clustern, strukturieren, vereinfacht darstellen oder anders anordnen. Diese Art der Reduktion kommt zum Beispiel bei der Erstellung von Projektplänen oder bei der Zusammenfassung von (Brainstorming-)Meetings zum Einsatz.
Es kann in bestimmten Situationen allerdings auch nötig sein, Komplexitäten zu erhöhen, um Zusammenhänge begreifbar zu machen. In diesen Fällen fragen wir nach, verfolgen bestimmte Details, stellen Brainstorming-Methoden zur Verfügung oder erarbeiten Abhängigkeiten von Einflussfaktoren.
Meistens werden beide Varianten kombiniert zur Anwendung gebracht.
Es sollte außerdem immer bedacht werden, dass unterschiedliche Personen Sachverhalte als unterschiedlich komplex wahrnehmen.

3 Das Diagramm
Erleichtere Entscheidungen

Diagramme sind eine Form, Zusammenhänge einfach und verdichtet darzustellen. Sie helfen dem Team oder anderen Stakeholdern dabei, Ziel, Status und Projektfortschritt zu erkennen. Darüber hinaus erleichtern sie auch die Entscheidungsfindung.
Außerdem geben sie den Projektmanagern ein Werkzeug in die Hand, den Fokus auf jene Aspekte innerhalb eines Projekts zu lenken, die besonderer Aufmerksamkeit bedürfen.
In Diagrammen kann ein und derselbe Sachverhalt in unterschiedlicher Form dargestellt werden. Besonders deutlich wird das bei den sogenannten BurnUp- und BurnDown-Charts. Ein BurnUp-Chart hat eine aufsteigende Linie und addiert, was bereits geliefert wurde. Ein BurnDown-Chart ist abfallend und dokumentiert, was noch zu tun ist.
Welche dieser Darstellung passt aktuell besser, um die Motivation des Teams wieder auf das Big Picture zu lenken und eine Entscheidung herbeizuführen? Vielseitige Projektmanager werden je nach Situation und Zielgruppe entscheiden!

4 Die entgegengesetzten Pfeile
Lenke die Motivationen

Motivation treibt uns an, Ziele zu erreichen. Menschen werden allerdings aus unterschiedlichen Gründen motiviert. Diese Motive deuten und verstehen zu können, hilft ungemein bei der Aufgabe, Teammitglieder für eine Sache zu begeistern.
Sehr bekannt sind intrinsische und extrinsische Motivationsfaktoren. Ein anderes Motivationskonzept besagt, dass es unterschiedliche Motivationstypen gibt. Man unterscheidet hier zwischen dem „Hin zu“- und dem „Weg von“-Typ. „Hin zu“-Typen orientieren sich, um ein Ziel zu erreichen, an der zukünftigen Situation, die sie anstreben. Sie sehen, wo sie hinwollen. „Weg von“-Typen hingegen arbeiten sich weg von einer Situation, die sie in Zukunft nicht mehr haben wollen.
Rund 40% der Menschen sind „Hin zu“-Typen, ebenfalls 40% sind „Weg von“-Typen. Rund 20% können mit beiden Motiven umgehen. Hören wir unseren Teammitgliedern zu, werden wir schnell herausfinden, wie sie motiviert werden.²

5 Der Kalender
Stelle die Zeit passend dar

Projekte sind stets zeitgebunden, darum kommt der Darstellung des zeitlichen Verlaufs eine entscheidende Bedeutung zu. Denken wir dabei an die Visualisierung der Projekt-Timeline. Diese kann in unterschiedlichster Weise geschehen, und dabei gibt es nicht die EINE richtige Variante.
Doch welche Darstellung eignet sich am besten? Das Balkendiagramm, die klassische Zeitlinie, ein Meilenstein-Plan, eine Liste der Deadlines oder doch ein Phasenplan?
Es kommt vielmehr auf die Zielgruppe an: Das Management benötigt oft nur einen schnellen Überblick mit allen für sie relevanten Informationen, IT Developer und Techniker sind dagegen eher an zeitlichen Abhängigkeiten und Details interessiert.
Wählt man die jeweils passende Darstellung des zeitlichen Ablaufs, ist das bereits ein Indiz für hohe Vielseitigkeits-Kompetenz im Projektmanagement!

6 Das Segelboot
Analysiere die Situation

Vielseitigkeit bedeutet auch Situationsanalyse. Eine sehr flexible Methode dafür ist das „Segelboot-Spiel“. Sie kommt aus dem agilen Umfeld und wird dort oft im Rahmen von Retrospektiven verwendet. Ich bevorzuge sie aber auch für gänzlich andere Situationsanalysen.
Das Bild eines Segelboots ist der Ausgangspunkt und stellt ein bestimmtes Projekt oder Thema dar. Das Team identifiziert nun verschiedene Einflussfaktoren, zum Beispiel unterstützende Faktoren, wie der Wind es für das Boot ist. Oder aber Umstände, die das Projekt bremsen, wie der Anker. Der Kreativität sind dabei keine Grenzen gesetzt, es können weitere Faktoren wie Risiken (Klippen), Chancen (Sonne) oder Ziele (Insel) hinzugefügt werden.
Auf diese Weise können verschiedene Aspekte sehr gut zusammengetragen werden. Ich finde, dieses Tool eignet sich auch besonders gut dafür, die verschiedenen (Experten-)Meinungen vor den Vorhang zu holen und ihre jeweiligen Standpunkte zu ergründen.

7 Der Hut
Wechsle den Blickwinkel

Um neue, kreative Wege und Lösungen zu finden, reichen oft einfache Hilfsmittel wie Post-Its, ein Flipchart oder ein einfacher Zeitrahmen aus. Oft hilft es dem Team auch, es aus dem Arbeitsumfeld herauszuholen, einen Projektraum zur Verfügung zu stellen oder einfach nur Zeit in Form von Meetings zu reservieren.
In manchen Situationen ist es allerdings notwendig, der Gruppe in Sachen Kreativität ein wenig auf die Sprünge zu helfen. Eine abwechslungsreiche und zuweilen spaßige Methode ist, sich verschiedene „Hüte“ aufzusetzen. Die Methode nennt sich die Six Thinking Hats und stammt von Edward de Bono.
Die sechs Hüte stehen dabei für verschiedene Sichtweisen und Betrachtungswinkel, die man zu einem Thema oder einem Projekt einnehmen kann. Alle Teammitglieder schlüpfen dabei in einen der sechs Hüte und betrachten das Thema nur aus dem Blickwinkel der damit zugewiesenen Rolle. Anschließend wechseln alle den Hut und betrachten das Thema aus der neuen Rolle. So kommt man automatisch aus seiner eigenen „Stammrolle“ heraus und Kreativität wird ermöglicht.³

8 Das Fragezeichen
Verstehe die anderen, nimm Rücksicht

Ein weiteres, sehr wichtiges Werkzeug für unsere Vielseitigkeit sind Fragen. Unser eigener Standpunkt bestimmt unser Denken und Verhalten. Um das Denken und Verhalten der anderen zu verstehen und zu berücksichtigen, ist die einfachste und beste Methode dafür, einfach den Standpunkt des anderen zu erfragen.
Idealerweise können wir Personen persönlich fragen. Wenn jemand aber gerade nicht greifbar ist, kann es auch sehr wertvoll sein, sich in dessen Position hineinzuversetzen und die Frage selbst zu beantworten.
So lernen wir, andere Standpunkte zu verstehen und sie in Entscheidungen einfließen zu lassen, um das Richtige zur richtigen Zeit zu tun! Eine simple Methode, die leider zu oft vergessen wird.

Conclusio

Mit diesen acht einfachen Tipps können wir unsere eigene Toolbox erweitern. Ein reichhaltiger Methodenkoffer gibt uns Sicherheit und ermöglicht Flexibilität im Denken. Als Team können wir nur zusammen das Ziel eines Projekts erreichen!
Für mich bedeutet daher Vielseitigkeit vor allem, das Gegenüber zu verstehen, zu respektieren und mich mit der Vorgehensweise im Projekt auf das Gegenüber einzustellen.

Ich stehe Euch sehr gerne für weitere Inputs zur Verfügung und freue mich jederzeit über regen Austausch!

 

Quellen und weiterführende Links:
¹ International Project Management Association (IPMA), Individual Competence Baseline für Projektmanagement, Version 4.0, 2015, S. 64
² Siehe auch: https://www.landsiedel.com/at/nlp-bibliothek/hin-zu-weg-von.html
³ Siehe auch: https://www.ideenfindung.de/6-H%C3%BCte-Methode-6-Thinking-Hats-Kreativit%C3%A4tstechnik-Brainstorming-Ideenfindung.html