dmma Symposium 2022

dmma Symposium 2022 „future tourism now“, 25. & 26. April 2022
Vortragstitel: Führungskultur und Instrumente im Mitarbeitermanagement – Mit Projektmanagement zum Erfolg

Foto Credits: Verein dmma

Projektmanagement meets Mitarbeitermanagement

Wie Projektmanagement über das reine Projekt hinaus wirken kann

Bei der Betrachtung von Projektmanagement werden oft nur jene Aspekte gesehen, die zentral und unmittelbar für die erfolgreiche Umsetzung eines Projektes entscheidend sind:

• eine Arbeitsmethode zur Zielerreichung und zur Einhaltung von Kosten und Terminen
• eine systematische Abwicklung von Planung, Umsetzung und Kontrolle bestimmter Vorhaben
• die Arbeit eines Teams, unabhängig von der Linien- bzw. Aufbauorganisation
• und eine Arbeitsform mit administrativen Tätigkeiten und Dokumentationsaufwand.

Betrachtet man Projekte allerdings modern und systemisch als soziales System, entfaltet Projektmanagement eine Wirkung über das eigentliche Projekt hinaus: Projektmanagement kann einen wesentlichen Beitrag zur Führungskultur und zum Mitarbeitermanagement in Unternehmen leisten.

Soziale Systeme sind Systeme, die immer in Wechselwirkung mit allem Umliegenden betrachtet werden. Dabei kommt dem Menschen, dem Team und Stakeholdern eine große Bedeutung zu. Stakeholder sind all jene Personen und Personengruppen, die vom Projekt betroffen sind oder den Projekterfolg beeinflussen, positiv wie negativ.

Im Folgenden will ich einige Aspekte hervorheben, wie Projektmanagement in die Unternehmenskultur einwirken kann:

Interdisziplinäre Teams

Für ein Projekt sind immer mehrere Personen mit unterschiedlichen Kompetenzen erforderlich. Ein Mensch allein kann per Definition nie ein Projekt durchführen, weil einer weder das ganze Wissen noch alle notwenigen Fähigkeiten besitzt. Interdisziplinäres Zusammenarbeiten ist also die Basis. Eine intelligente Teamzusammensetzung trägt maßgeblich zum Projekterfolg bei und fördert darüber hinaus das Verständnis von Arbeitsauf- und Rollenverteilung.

Auf diese Weise kommen Mitarbeiter verschiedener Abteilungen zusammen, die im Rahmen der Linienorganisation nicht miteinander arbeiten. Neue Kontakte werden geknüpft und diese wirken auch nach Projektende in der Linienorganisation nach.

Aufbrechen von Hierarchien

Die Rollen und Aufgaben in Projekten sind unabhängig von der Hierarchie in der Linienorganisation. So kann ein Mitarbeiter in einem Projekt eine Führungsaufgabe übernehmen und eine Führungskraft in eine zuarbeitende Rolle schlüpfen. Die gewonnenen Erfahrungen nehmen die Personen nach dem Projekt in ihre Abteilungen mit.

(Eigen-)Verantwortung

Jedes Teammitglied übernimmt im Projekt Verantwortung für einen bestimmten, klar definierten Bereich. Es überblickt die Aufgaben und Deadlines dieser Arbeitspakete eigenständig und übernimmt so einen Teil der Gesamtverantwortung des Teams. Hier eröffnen sich Gestaltungsmöglichkeiten und die Chance, eigene Lösungen für die verantworteten Aufgaben zu entwickeln.

Projektarbeit ermöglicht demnach Partizipation der Mitarbeiter und steigert ihre Motivation und das unternehmerische Denken!

Voraussetzung dafür ist allerdings, dass seitens des Unternehmens und der Führungskräfte Vertrauen entgegengebracht wird und Freiräume gewährt werden.

Erläuterungen der Umsetzung und Wirkung am Beispiel Hotel Sacher

Mit der Übernahme des Unternehmens durch eine neue, jüngere Generation der Eigentümerfamilie wurde ein Weg der Modernisierung des Unternehmens eingeleitet. Projektmanagement sollte dabei einen wesentlichen Beitrag zur Demokratisierung des Unternehmens leisten.

Ausgangssituation

Vor dem Einsatz von Projektmanagement als Arbeits- und Kooperationsmethode war der Arbeitsalltag von folgenden Umständen geprägt:

• Entscheidungen wurden ausschließlich auf höchster Führungsebene getroffen.
• Mitarbeiter waren lediglich in ausführenden Funktionen tätig und hatten wenige Möglichkeiten, sich einzubringen.
• Es gab kaum Synergien innerhalb der beiden Hotelstandorte.
• Die Dokumentenablage war nur für Mitarbeiter aus den administrativen Bereichen zugänglich.
• Kommuniziert wurde über die Aufbauorganisation top-down, nur wenige Mitarbeiter hatten eine E-Mail-Adresse, Informationen wurden vorwiegend über Aushänge weitergegeben.

Außerdem wurde das Unternehmen als Arbeitsgeber auch von außen verstärkt mit neuen Anforderungen am Arbeitsmarkt und jüngerer Generationen konfrontiert.

Vorgehensweise

Die Einführung von Projektmanagement erfolgte in folgenden Schritten:

• Schaffung von Transparenz: Mitarbeiter werden als Teil des Informations- und Kommunikationssystems gesehen. Ein eigenständiger Zugriff auf Information ist möglich. Das Projektportfolio, die übersichtliche Darstellung alle laufenden Projekte, wird erfasst und ein monatliches Status-Update zu allen Vorhaben veröffentlicht. Zunächst innerhalb von Abteilungsmeetings und Aushängen, später über das interne Informationssystem „Hotelkit“, zu dem jeder Mitarbeiter via PC, Mobiltelefon und App Zugriff hat.
• Etablierung eines Prozesses zur Initiierung von Vorhaben und Projekten: Alle haben nun die Möglichkeit, Ideen einzubringen. Diese werden nach transparenten Kriterien bewertet, zur Umsetzung freigegeben, begründet abgelegt oder für einen späteren Zeitpunkt vorgemerkt.
• Aufbau von Projektmanagementwissen im Unternehmen: Um entwickelte Ideen professionell umsetzen zu können, wird im internen Schulungsprogramm das Thema Projektmanagement angeboten. Es wird hier zwischen Schulungen für Mitarbeiter, Führungskräfte, Unternehmensleitung und angehenden Projektleitern differenziert.
• Projektvernissage zur Vorstellung von Projekten: Projekte werden intern vorgestellt und es gibt die Möglichkeit, sich für Projektmitarbeit anzumelden. Auch im Rahmen der Mitarbeitergespräche wird erhoben, wer sich dafür interessiert. Generell zeigt sich, dass Projektthemen, die eine hohe Relevanz für Mitarbeiter darstellen (z.B. das Projekt Mitarbeiterfeier oder das Projekt Neugestaltung der Mitarbeiterkantine), am beliebtesten sind.

Parallel zur Projektarbeit werden die Mitarbeiter auch in anderen Bereich in ihrer Eigenständigkeit ermutigt und unterstützt.

Erfolge

Sehr rasch stellten sich erste Erfolge ein, die für das Unternehmen, die Führungskräfte und die Mitarbeiter spürbar waren:

• Für das Unternehmen steht mit Projektmanagement nun ein effektives Steuerungsinstrument zur Verfügung, das bei der Priorisierung von Themen und bei der Erreichung der Unternehmensziele hilft. Projektarbeit wiederum vermittelt ein Bewusstsein für Planung und ermöglicht es, den Fokus auf die Gästewünsche von morgen zu legen. Darüber hinaus ermöglicht Projektmanagement einen flexibleren Ressourceneinsatz und steigert ganz allgemein die Bindung an das Unternehmen. Nicht zuletzt halfen die neuen Arbeitsmethoden dabei, sich der Pandemie rasch anzupassen und abteilungsübergreifende Vorhaben weiterführen zu können.
• Die Führungskräfte des Unternehmens können als Fortschritt verbuchen, dass die Mitarbeiter mehr Eigenverantwortung übernehmen und mehr Aufgaben als bisher delegierbar sind; daraus ergeben sich auch bislang fehlende Synergien zwischen den beiden Hotelstandorten. Des Weiteren lernen sie ihre Mitarbeiter besser kennen und können sie besser individuell fördern.
• Die Mitarbeiter erhalten fortan laufend Schulungen zur persönlichen Weiterentwicklung. Sie können freier und selbstständiger als bisher arbeiten, eigene Ideen einbringen und arbeiten auch abseits der Linienaufgaben. Daraus ergeben sich neue Kooperationen mit Kollegen aus anderen Abteilungen.

Grenzen und Optimierungspotenzial

Wie bei jedem Eingriff in die Unternehmenskultur gilt es auch bei diesem Thema, die Fortschritte kritisch zu betrachten und eventuelle Grenzen und Verbesserungspotenziale zu benennen:

• Mitarbeiterfluktuation: Jeder Mitarbeiterwechsel erfordert permanente Nachschulung und die Berücksichtigung von Mitarbeiterwechseln in den Projekten.
• Ressourcenmangel: In Zeiten fehlender Mitarbeiter neigen Abteilungen und ihre Führungskräfte dazu, Projektarbeit zu vernachlässigen.
• Motivation und Begeisterung: In größeren Organisationen wird man immer mit Personen zu tun haben, die Arbeit als reines Mittel zum Zweck verstehen und sich einem Eigenengagement verweigern.

Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass professionelles Projektmanagement stets positiven Einfluss auf eine Organisation ausübt. Am Beispiel Sacher ist ersichtlich, dass Projektmanagement DIE treibende Kraft der Unternehmensmodernisierung war und ist.