Ihr kennt sicher die folgende Situation: als Projektverantwortliche macht Ihr euch erste Gedanken zum Projektplan, wollt diesen mit Eurem Team ausarbeiten, und bekommt dabei Feedback wie zum Beispiel: „Warum sollten wir planen, es kommt am Ende sowieso alles anders!“.

Ja, in einer VUCA Welt ist Veränderung die einzige Konstante! Warum sind Pläne dennoch so wichtig und was ist Planung überhaupt?

Planung beschreibt die menschliche Fähigkeit oder Tätigkeit zur gedanklichen Vorwegnahme von Handlungsschritten, die zur Erreichung eines Zieles notwendig scheinen. Denn nichts ist besonders schwer, wenn man es in kleine überblickbare Aufgaben teilt. Und genau dabei entsteht ein Plan.

Er ist die Auflistung der Maßnahmen zum Erreichen des definierten Ziels. Und auch dieses Ziel ist wichtig, denn nur mit einem klaren Ziel vor Augen lassen sich die erforderlichen Schritte zu seiner Erreichung benennen.

Vollständig ist ein Plan allerdings erst, wenn er auch mit Terminen und mit den Namen der Verantwortlichen versehen ist, denn: „Ein Ziel ohne einen Termin ist nur ein Traum!“

Die Merkmale von Planung:

  • Zukunftsbezogenheit: den Blick nach vorne richten
  • Modellcharakter: Vereinfachung des Gesamtsystems
  • Prozesscharakter: Phase folgt auf Phase
  • Gestaltungscharakter: aktive Mitgestaltung der Zukunft
  • Informationscharakter: Informationsbasis für Entscheidungsträger, Ausführende und Betroffene

Die Wirkung von Planung:

  • Früherkennungsfunktion: Strukturierung der Problemstellung bezüglich Wahrnehmung, Definition und Lösungsansätze
  • Orientierungsfunktion: Handlungsspielräume in die Zukunft ausweiten
  • Koordinierungsfunktion: Berücksichtigung von sachlichen und gegenseitigen Abhängigkeiten über mehrere Ebenen hinweg
  • Moderationsfunktion: Auflösung von Verteilungs- und Interessenkonflikten

Natürlich lässt sich nicht alles im Vorfeld ins kleinste Detail planen, das macht meistens auch gar keinen Sinn. Gemachte Pläne sind demnach auch nicht in Stein gemeißelt. Bei Bedarf muss man Pläne an aktuelle Gegebenheiten anpassen und adaptieren. Trotzdem zahlt sich eine gewissenhafte Planung immer aus, denn sie gibt uns Orientierung!

Und nach all dem Planen vergesst bitte auch nicht, Pläne letztendlich auch umzusetzen. Denn der beste Plan nützt nichts, wenn man es beim Planen belässt und das Tun vergisst!

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