Projekte bestehen nicht nur aus Zielen, Terminen oder Budget, sondern vor allem aus einem Team an Menschen. Deswegen ist Kommunikation ein entscheidender Faktor. Sie ist das Element, mit dem wir Projekte aufsetzen, besprechen und umsetzen. Projekte können nur dann erfolgreich sein, wenn auch auf einen passenden kommunikativen Rahmen geachtet wird. Demnach ist Kommunikation alles andere als eine Kleinigkeit oder bloß ein Nebenaspekt von Projekten, dennoch machen Kleinigkeiten in der Kommunikation den Unterschied aus.
Wie kann gute Projektkommunikation gelingen? Sehen wir uns an, WAS wir in einem Projekt WANN kommunizieren und vor allem WIE wir es tun:
Das WAS sind all jene Inhalte und Aufgaben, die ein Projekt definieren und ohne die es einem Team gar nicht möglich ist, daran zu arbeiten:
- Projektziele
- Aufgaben und Verantwortlichkeiten
- Zeitrahmen, Meilensteine und Deadlines
- Budget
Ohne diese Hard Facts erwacht ein Projekt gar nicht erst zum Leben. Die Kommunikation dazu erfolgt zu einem überwiegenden Teil einmal beim Projektstart (WANN). Wie diese abläuft, macht einen Unterscheid aus.
Entscheidend sind aus meiner Erfahrung die Einbindung und das Empowerment des Teams. Wer setzt nicht gerne seine eigenen Ideen um anstatt Dinge zu tun, die jemand anderer sagt? Auch sehe ich einen entscheidenden Aspekt in der Form der Kommunikation: Persönliches Meeting statt Online-Format, interaktive Form statt Frontalvortrag.
Natürlich werden auch später im Projekt wichtige Information weitergegeben, wie zum Beispiel:
- Projektfortschritt und Ergebnisse
- Blocker und Hindernisse
- Änderungen
- Erfolge wie auch Misserfolge
Mehr kommunikativen Spielraum erlaubt das WIE. Wie wir kommunikative Maßnahmen ergreifen und die Hard Facts vermitteln, entscheidet maßgeblich über den Erfolg oder den Misserfolg eines Vorhabens. Ich habe im Laufe der Jahre mit folgenden Grundsätzen und Maßnahmen die besten Erfahrungen gemacht:
- Regelmäßigkeit: periodische schriftliche Zusammenfassungen und Updates, um alle am aktuellen Stand der Dinge zu halten.
- Unmittelbarkeit: zeitnahe und rasche Kommunikation bei relevanten Neuigkeiten.
- Klarheit: einfache Sprache verwenden und unmissverständlich kommunizieren, klare Anweisungen geben.
- Transparenz: kommunizierte Inhalte müssen nachvollziehbar und nachfragen erlaubt sein.
- Ehrlichkeit: kein Verschweigen unangenehmer Tatsachen und auch eingestehen, wenn man zu einem gewissen Zeitpunkt noch keine Lösung gefunden hat. Dies gilt auch und vor allem in Krisensituationen.
- Relevanz: allgemeine Informationen gehen an das gesamte Team, spezifische Informationen nur an jene, die mit dem Thema befasst sind.
- Filtern: komplexe Sachverhalte können vereinfacht werden, sofern es einer effizienten Kommunikation dient und keine relevanten Informationen zurückgehalten werden.
- Kontrolle: stets überprüfen, ob eine übermittelte Nachricht angekommen ist und auch im gewünschten Sinn verstanden wurde.
- Dokumentation: sämtliche relevante Informationen werden schriftlich kommuniziert und somit dokumentiert.
Und last but not least: Bei allen Gesprächen, Mails und Meetings niemals die persönliche Ebene vergessen! Daher mein Tipp: bei Terminen immer noch Zeit einplanen, um auf persönlicher Ebene zu kommunizieren, über Familie, Interessen, Unternehmungen zu sprechen und so Interesse an der Person zu zeigen und Anknüpfungspunkte für später zu haben.
Menschen nehmen die Welt und somit auch Kommunikation unterschiedlich wahr, setzen aufgrund ihrer Persönlichkeiten oder ihrer Position im Team unterschiedliche Prioritäten. Eine aufrichtige, persönliche Kommunikation schafft Respekt und gegenseitiges Vertrauen, und so lässt sich ein Projekt mit einfachen Mitteln effizient und erfolgreich gestalten!